Externaliser, c'est gagner !

Tenues de réduire leurs coûts et d'optimiser leurs performances, beaucoup de PME se recentrent sur leur cœur de métier - la production ou simplement la conception - et externalisent les fonctions qui ne sont pas vitales pour leur développement. La vague externalisante a commencé avec les services généraux le gardiennage, le transport, l'archivage… Elle se poursuit avec des fonctions à forte valeur ajoutée, les services informatiques en tête. Toutefois l'externalisation n'est pas sans risque. Aussi toute démarche d'externalisation doit-elle s'accompagner de garanties sérieuses : étude préalable, contrat détaillé, suivi rigoureux.

Les trois étapes clés qu'une démarche d'externalisation
Comment bien préparer l'externalisation d'une ou plusieurs fonctions de l'entreprise ? Les grandes étapes nécessaires à sa réussite.

L'élaboration d'un plan stratégique
Pour identifier les processus de création valeur que recherchent les entreprises, une vision claire des différentes fonctions de l'entreprise et l'élaboration d'un plan stratégique sont nécessaires. Il faut faire la distinction entre les fonctions stratégiques, celles qui ne le sont pas mais sont profitables, et enfin, celles secondaires ou à valeur ajoutée négative, pour lesquelles une gestion extérieure peut être envisagée. Plusieurs solutions existent : opérer une réorganisation en interne, sous-traiter, vendre, filialiser ou externaliser une ou plusieurs fonctions. Dans ce dernier cas, ne pas oublier de prendre en compte les économies d'échelle, mesurer la valeur exacte des compétences internes par rapport à la concurrence et au marché et identifier clairement les risques de prise de contrôle externe lorsqu'il s'agit de fonctions vitales.
Cette analyse sera suivie de la rédaction d'un « mémorandum d'informations » qui contiendra toutes les données d'ordre général de l'entreprise (données financières, technique, qualitatives relatives au personnel…). Mais attention de ne pas tout dévoiler afin d'aborder la phase suivante dans les meilleures conditions.

La sélection du prestataire
Il convient de sélectionner une dizaine de partenaires potentiels pour les fonctions à externaliser. La sélection peut se faire selon plusieurs critères : stratégiques, techniques, géographiques... Inutile toutefois de divulguer des informations trop stratégiques. Pour effecteur ce recensement et déterminer un premier choix, le recours à un cabinet conseil peut s'avérer utile. L'appréciation des candidats portera sur la qualité de leur offre mais aussi sur leur capacité à anticiper les besoins de l'entreprise au-delà d'une offre standard. En effet, il ne s'agit pas de négocier une vente mais de bâtir un partenariat à long terme (les contrats sont généralement conclus pour une période de 4 à 7 ans) basé sur une confiance réciproque. A ce stade, les propositions n'engagent ni l'entreprise, ni le fournisseur. En fonction des réponses obtenues, deux ou trois candidats seront sélectionnés. L'entreprise leur communiquera des informations plus confidentielles et stratégiques pour qu'ils puissent faire des propositions précises, notamment sur le plan technique et financier. S'ouvrira alors une période de négociations entre l'entreprise et les fournisseurs qui feront, cette fois, des offres fermes.

La rédaction du contrat
La rédaction du contrat avec le fournisseur finalement retenu doit être réalisée avec le plus grand soin. Outre la possibilité de réintégrer la fonction externalisée à l'expiration du contrat, celui-ci doit préciser les sanctions qui seront appliquées en cas de non-respect des engagements. Pour pouvoir mesurer ces écarts, le contrat doit contenir des informations détaillées sur le contenu de la prestation, le rythme du transfert, les performances attendues, la confidentialité des données, les responsabilités des deux parties. Certains contrats prévoient le transfert du personnel chargé de la fonction à externaliser chez le prestataire. Ce transfert est soumis à l'application du code du travail (article L 122-12) qui garantit le maintien du contrat des salariés transférés. Ces opérations sont délicates. C'est pourquoi elles s'effectuent en général sur la base du volontariat. Enfin, le contrat doit fixer les conditions de rémunération du prestataire. L'activité externalisée qui pour l'entreprise était non rentable le devient pour le prestataire, car celui-ci a été choisi en fonction de ses compétences. L'entreprise peut d'ailleurs demander une rétrocession d'une partie des gains procurés au prestataire par ce transfert.

Entreprendre, mars 2001, P. B.