LES DOSSIERS QUI REPONDENT QUAND ON LES APPELLENT

Dans toutes les sociétés, les dossiers en ballade sont toujours les dossiers les plus importants pour traiter l'affaire en cours. Savoir instantanément où, chez qui, se trouve un classeur, une boîte de pièces, une pochette de plans ou un porte-documents, permet de gagner un temps précieux. Avec electro-dossier, c'est une réalité simple qui facilite le travail dans toutes les entreprises et administrations.

Comment ça fonctionne ?

Un marqueur, une puce encapsulée, codifiée et enregistrée, est attribué à chaque dossier ou porte-documents. Ces marqueurs sont suivis à la trace par un ordinateur central qui connaît l'emplacement de chaque puce grâce à des stations electro-dossier installées à l'entrée des locaux ou sur la place de travail. Dès sa première mise en circulation, le dossier est reconnu par l'ordinateur central. Tous les mouvements sont listés et sur simple appel du fichier, il sera possible de savoir, depuis chaque poste de travail, où se trouve le dossier désiré. Le système est vite installé et peu gourmand en moyens techniques.

Un réseau interne qui utilise le réseau informatique. Les stations electro-puce qui peuvent aussi être branchées au PC ou posées à l'entrée des locaux. Une puce par dossier ou classeur et le logiciel couplé à la base de données.

Les avantages du système sont évidents.
La gestion de tous les types de porte-documents est simplifiée et sous contrôle. Vous savez instantanément combien vous avez de dossiers en archives et dans les bureaux. Vous connaissez l'historique, la vie du dossier. Qui l'a ouvert, quand, pourquoi. Son degré d'importance et d'urgence. Son niveau de confidentialité. Vous suivez son parcours, sa fréquence d'utilisation, ses lieux de traitement et ses durées de stationnement.

Il n'y a plus de dossiers égarés et momentanément introuvables. Il est possible ainsi de procéder à une analyse systématique du mode de traitement et d'étudier éventuellement des voies meilleures. Vous pouvez imaginer le gain de productivité. Plus d'énervement. Plus de temps perdu en recherches stériles et une coordination du flux des documents qui apporte la performance.

Ce système électronique de gestion et d'organisation du classement et du suivi des dossiers apporte de nombreux avantages dans toutes les entreprises qui travaillent avec de nombreux dossiers: compagnies d'assurances, fiduciaires, centres de recherche, hôpitaux, régies et agences immobilières. C'est également avantageux si la rotation des dossiers est rapide.

Imaginez l'accroissement de la productivité des administrations publiques avec un tel système. Il est permis de rêver mais il n'y aurait plus de goulet d'étranglement. Maintenant que les décisions doivent être prises rapidement, un dossier serait toujours accompagné de son historique qui éviterait les explications nébuleuses. Electro-dossier, l'outil pour 2001, un investissement vite amorti pour la Confédération, les Cantons et les Communes.

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